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Liquidität im ersten Jahr: Monatsbudget statt Jahreszahl
«Im ersten Jahr rechnen wir mit CHF 120'000.– Umsatz.» Der Satz klingt solide und sagt wenig. Er verdeckt, dass im Februar vielleicht CHF 3'000.– hereinkommen und im November CHF 18'000.–, während die Miete jeden Monat gleich ist. Liquidität ist eine Frage von Monaten, nicht von Jahren, und ein Monatsbudget ist das Werkzeug dafür.
Was ein Monatsbudget ist
Eine Tabelle mit zwölf Spalten, eine pro Monat. In den Zeilen stehen die erwarteten Einzahlungen: Rechnungen, die in diesem Monat bezahlt werden, nicht Rechnungen, die gestellt werden. Darunter die Auszahlungen: Miete, Löhne, Material, Versicherungen, Sozialversicherungsbeiträge, Mehrwertsteuer, eigene Bezüge. Die letzte Zeile zeigt den Kontostand am Monatsende. Mehr braucht es nicht, und es ist ohne Buchhaltungskenntnisse zu führen.
Der Unterschied zwischen Rechnung und Zahlung
Die häufigste Fehlquelle: Umsatz wird im Monat der Rechnung eingetragen, bezahlt wird aber 30 bis 60 Tage später. Wer im Januar Aufträge für CHF 15'000.– stellt, sieht das Geld im März. Das Monatsbudget rechnet mit Zahlungseingängen. Dasselbe gilt für Auszahlungen: Die Mehrwertsteuer wird quartalsweise fällig, die AHV-Beiträge werden als Akontozahlungen eingefordert, die Jahresprämie der Unfallversicherung kommt auf einmal.
Die Monate, auf die es ankommt
In den meisten Plänen gibt es zwei oder drei Monate, in denen der Kontostand am tiefsten ist, oft im zweiten Quartal, wenn die Startreserve aufgebraucht ist und die ersten grösseren Zahlungen noch ausstehen. Wer diese Monate kennt, kann vorher handeln: eine Anzahlung vereinbaren, eine Investition verschieben, den eigenen Bezug für zwei Monate senken. Wer sie nicht kennt, erfährt es vom Kontoauszug.
Wie oft man das Budget anfasst
Einmal im Monat, am besten am gleichen Tag: die Ist-Zahlen des abgelaufenen Monats eintragen, die Erwartungen der kommenden drei Monate anpassen. Das dauert eine halbe Stunde, wenn die Belege geordnet sind. Nach drei Monaten sieht man, wo die Annahmen vom Start zu optimistisch oder zu vorsichtig waren, und passt den Rest des Jahres an.
Wo die Buchhaltung ins Spiel kommt
Das Monatsbudget ersetzt die Buchhaltung nicht; es blickt nach vorne, die Buchhaltung nach hinten. Wer eine Treuhandstelle hat, bittet sie um einen monatlichen Kontoauszug mit offenen Posten; damit lassen sich die Ist-Zahlen in zehn Minuten abgleichen. Im Plan für das erste Jahr ist das Budgetblatt eines der Dokumente, mit denen wir an den Prüfterminen arbeiten.
Was das Budgetblatt im Erstjahresplan enthält
- Zwölf Monatsspalten mit Ein- und Auszahlungen
- Zeile für den Kontostand am Monatsende
- Vorbelegte Fälligkeiten für Mehrwertsteuer, AHV-Akonto und Versicherungsprämien
- Spalte für Ist-Zahlen neben den Erwartungen
- Markierung der drei tiefsten Monate
- Kurzanleitung für den monatlichen Abgleich
Kurz beantwortet
- Reicht eine Tabellenkalkulation?
- Ja. Das Budgetblatt ist eine einfache Tabelle; eine Buchhaltungssoftware ist dafür nicht nötig.
- Was, wenn ich die Umsätze nicht schätzen kann?
- Dann rechnen Sie mit drei Varianten: vorsichtig, erwartet, günstig. Nach drei Monaten zeigt sich, welche näher liegt.
- Gehören eigene Bezüge ins Budget?
- Ja, als feste monatliche Auszahlung. Sonst sieht der Kontostand besser aus, als er ist.
- Wie behandle ich die Mehrwertsteuer?
- Als eigene Zeile mit quartalsweiser Fälligkeit. Das vereinnahmte Geld gehört nicht Ihnen.
Was wir dabei nicht tun
- Wir führen Ihre Buchhaltung nicht und erstellen keine Jahresrechnung; das macht Ihre Treuhandstelle.
- Wir beurteilen keine Finanzierungen und vermitteln keine Geldgeber.
- Wir machen keine Aussagen zu Steuerwirkungen; dafür sind Steuerfachpersonen zuständig.
Für wen das Monatsbudget gedacht ist
Für Gründerinnen und Gründer in den ersten zwölf Monaten, die ihre Zahlen selbst im Blick behalten wollen, ohne Buchhalter zu werden. Besonders für Firmen mit unregelmässigen Zahlungseingängen: Handwerk mit Projektrechnungen, Gastronomie mit Saison, Beratung mit wenigen grossen Aufträgen.
Weniger nötig ist es für Firmen mit gleichmässigen monatlichen Einnahmen, etwa Abonnementen, bei denen Ein- und Auszahlungen im selben Rhythmus laufen. Auch dort schadet die Tabelle nicht, aber sie wird selten überraschen.
Monatsbudget in fünf Schritten
- 01
Fixkosten eintragen
Miete, Versicherungen, Software, eigene Bezüge, Monat für Monat.
- 02
Fälligkeiten setzen
Mehrwertsteuer, AHV-Akonto, Jahresprämien in die richtigen Monate.
- 03
Zahlungseingänge schätzen
Nach Zahlungsdatum, nicht nach Rechnungsdatum.
- 04
Tiefpunkte markieren
Die drei Monate mit dem tiefsten Kontostand und was Sie dort tun.
- 05
Monatlich abgleichen
Ist-Zahlen eintragen, drei Monate voraus anpassen.